Prowadzenie efektywnych prezentacji czy spotkań (nie wspominając o warsztatach), jest wystarczająco trudne na żywo… i nagle w tej nowej sytuacji wszyscy musimy być równie skuteczni zdalnie, co podczas osobistego spotkania, czy prezentacji na żywo.
Przed jakimi wyzwaniami stajemy?
Dostarczenie wszystkich informacji i danych, przekazanie własnego punktu widzenia i wniosków, utrzymanie zainteresowania i zaangażowania, ułatwianie dyskusji, szybkie podsumowania i generowanie nowych rozwiązań w ograniczonym czasie spotkania i trudnych wirtualnych warunkach – a wszystko to przy słabych połączeniach audio i wideo, naszych domowych rozpraszaczach uwagi – dzieci, obiad który trzeba ugotować, remont u sąsiadów) i presji trudnej sytuacji.
Poniższy materiał jest pierwszym z serii materiałów dotyczących profesjonalnej komunikacji online. Zebraliśmy doświadczenia ostatnich lat, ale również ostatnich miesięcy pracy w nowych WIRTUALNYCH warunkach i dzielimy się z Wami wszystkimi praktykami, które pomogą Wam wejść na poziom PRO w komunikacji wirtualnej.
Podczas prezentacji czy spotkaniu online kluczowym wyzwaniem jest nawiązanie prawdziwego kontaktu i uzyskanie zaangażowania z odbiorcami. Sami wiemy, że gdy jesteśmy ukryci za ekranem własnego komputera znacznie trudniej utrzymać koncentrację. Żeby jednak zacząć pracować nad technikami utrzymania kontaktu z naszymi odbiorcami musimy zadbać o coś, co jest absolutną podstawą komunikacji online.
Musimy zadbać o wszystkie aspekty techniczne, które mogą zakłócić spotkanie, ale mogą też wzmocnić naszą skuteczność i zbudować profesjonalny wizerunek.
Jak przygotować się do spotkania, czy prezentacji online? – aspekty techniczne i organizacyjne.
Z tego materiału dowiesz się o jakie kwestie techniczne musisz zadbać, aby Twoje prezentacje, spotkania i warsztaty online odbywały się bez przeszkód i były profesjonalne.
1. Zadbaj o dobre połączenie z Internetem
Internet. Oczywista oczywistość? Jak się jednak okazuje w ostatnich tygodniach, nie dla wszystkich. Jeśli umawiasz się z kimś na rozmowę przez Internet, to sprawdź, czy Twoje połączenie naprawdę działa. Pamiętaj, że przesyłanie dźwięku i obrazu już znacznie bardziej obciąża łącze niż czat Messengera.
Przed spotkaniem online możesz również przeprowadzić szybki test prędkości łącza internetowego, na przykład przy pomocy bezpłatnego narzędzia online – Speed Test. Gdy w danej chwili nie masz dobrego połączenia z Internetem, oszczędź wszystkim czasu i zwyczajnie przełóż wideo-rozmowę.
2. Wybierz odpowiedni program
Jeśli czeka cię przeprowadzenie spotkania lub prezentacji online w szerszym gronie, sięgnij po zaawansowane i profesjonalne rozwiązania.
Warto zainteresować się takimi narzędziami, jak: Microsoft Teams, Zoom, Google Meet.
Kuszą lepszą jakością połączeń, a z pewnością dają znacznie więcej możliwości niż zwykłe komunikatory – np. umożliwiają jednoczesny podgląd obrazu z kamer nawet kilkunastu rozmówców, udostępnianie pulpitu komputera czy przesyłanie dokumentów i ich wspólne edytowanie w czasie rzeczywistym.
PRO TIP
Poznaj dobrze techniczne aspekty pracy z aplikacją, której używasz. Nie wszystkie funkcje są intuicyjne, a korzystanie z kilku z nich wymaga odpowiedniego przygotowania przed spotkaniem – np. funkcja ankiety w Zoom.
3. Włącz kamerę i poproś o to swoich odbiorców
Komunikacja niewerbalna stanowi bardzo dużą część przekazu i wpływa na odbiór komunikatu. Gestykulacja, przyjazny uśmiech czy grymas na twarzy mogą zdradzić więcej niż setki wypowiedzianych słów. Jeśli poprosisz swoich rozmówców lub odbiorców, aby włączyli kamery w swoich komputerach uzyskasz również informację dotyczącą poziomu ich zaangażowania w to co się dzieje.
Oswojenie się z kamerą początkowo może być trudne, pamiętaj jednak, że w zwykłym pokoju konferencyjnym również musisz się zaprezentować.
Komunikacja niewerbalna za pośrednictwem kamerki internetowej rządzi się swoimi prawami – oto kilka kluczowych kwestii, o które trzeba zadbać.
Kamera, kadr, tło, oświetlenie – o czym należy pamiętać?
Oświetlenie
Kluczem do sukcesu jest odpowiednie oświetlenie twarzy. Jeśli będzie za ciemno, będziesz wyglądać groźnie i na bardzo zmęczoną osobę; zbyt jasne jednak również nie jest zbyt dobre.
Najczęstsze błędy
Nie ma wystarczająco dużo źródeł światła skierowanych na twoją twarz, co zwiększa czułość kamery internetowej i powoduje automatyczną korektę.
Złe źródło światła. Naturalne światło wpadające przez okno lub sztuczne z lampy sufitowej lub w ramce kamery internetowej. Takie światło powoduje automatyczne obniżenie czułości kamery internetowej i sprawia, że twoja twarz jest ciemna i bezbarwna.
Co możesz zrobić?
PRO TIP
Aby uzyskać profesjonalny efekt zamiast opierać się na naturalnym świetle zewnętrznym lub lampach sufitowych, użyj kilku lamp biurkowych.
Warto zasłonić rolety i skierować na siebie dwie lampy zza kamery lub komputera.
Skieruj jedną lampę w lewo, a drugą nieco w prawo. Twoja twarz będzie wyraźnie widoczna i we właściwych kolorach, dzięki czemu będzie znacznie lepiej wyglądała.
Pamiętaj, że twoja twarz będzie również oświetlona przez laptopa lub monitor, więc upewnij się, że główne źródła światło jest silniejsze niż światło monitora.
Kadrowanie
Umieść kamerę internetową na wysokości oczu na tym samym ekranie, którego używasz podglądu spotkania, ekranu prezentacji. Nie stawiaj kamery zbyt wysoko, ani zbyt nisko.
Jeśli prowadzisz prezentację na laptopie, używając wbudowanej kamery internetowej, umieść laptop na podwyższeniu.
Ustaw scenografię
Uczestnicy spotkania zobaczą wszystko za Tobą. Usuń więc z kadru wszystko, czego nie chcesz, aby zobaczył Twój odbiorca. Najlepiej, aby tło za Toną było możliwie neutralne i nie odciągało uwagi od tego co mówisz. „Czyste” tło powoduje, że jesteś odbierany jako kompetentny i zorganizowany.
W ostatnich tygodniach wszyscy widzieliśmy setki wywiadów i komentarzy realizowanych przez aplikacje online. Każdy z nas może ocenić co wyglądało profesjonalnie, a co odbierało autorytet mówcy.
PRO TIP
Warto usiąść tyłem do ściany lub regału. Stałe tło nie rozprasza rozmówców i będą mogli się skupić na tym co mówisz, a nie na Twoim dziecku rzucającym klockami na drugim planie.
Warto pamiętać, że poziome pasy i powtarzające się intensywne wzory mogą tworzyć iluzję ruchu i są trudne do przyswojenia dla oka.
Wyraźny obraz to tylko połowa sukcesu. Druga połowa to jakość dźwięku. Złe ustawienia dźwięku mogą zepsuć nawet najlepszą prezentację.
4. Zarządzaj dźwiękiem – operuj mikrofonem, używaj słuchawek
Echa, niespodziewanego szczekania psa, czy innych niezidentyfikowanych dźwięków podczas spotkania i prezentacji online da się uniknąć.
Używaj słuchawek. Dzięki temu, że używasz słuchawek tylko Ty możesz słyszeć, co rozmówcy do Ciebie mówią. Twój mikrofon tego nie słyszy, a więc nie tworzy nieprzyjemnego echa.
Intencjonalnie zarządzaj mikrofonem. W dobrym tonie, ale też po prostu praktyczne jest wyłączanie mikrofonu, kiedy nie mówisz. W ten sposób, nawet jeśli nie masz słuchawek, nie przekazujesz echa rozmowy do pokoju spotkaniowego, ale też nie narażasz wszystkich na słuchanie odgłosów zza okna lub z pokoju dzieci.
Przed rozpoczęciem prezentacji upewnij się, że mikrofon zbiera odpowiednią ilość dźwięku. Jeśli zbierze za dużo, może to powodować piski, echo i zniekształcenia. Jeśli zbyt mało, twoi odbiorcy cię nie usłyszą.
Jak uniknąć problemów z dźwiękiem podczas spotkań i prezentacji online?
PRO TIP
Skonfiguruj wcześniej ustawienia audio na swoim laptopie (lub innym urządzeniu. Prowadź prezentację czy spotkanie w cichym miejscu. Poinformuj domowników lub współpracowników o tym, że prowadzisz spotkanie, aby nikt Ci nie przeszkadzał. Zamknij okna i drzwi i wyłącz klimatyzatory, aby uniknąć rozpraszających dźwięków odbieranych przez mikrofon. Wycisz inne urządzenia, w tym aplikacje, które możesz uruchamiać na używanym urządzeniu na Twoje wydarzenie.
Sprawdź, czy mikrofon, którego chcesz użyć, jest wybrany w ustawieniach audio twojego oprogramowanie do prezentacji. I upewnij się, że jest włączony.
Przetestuj czy wszystko działa jeszcze przed spotkaniem, prezentacją lub warsztatem.
Jeśli prowadzisz ważną prezentację lub spotkanie warto krok po kroku sprawdzić czy i jak wszystko działa – rzuć okiem na naszą listę kontrolną.
